Privacy verklaring
Privacy Verklaring
GVHanzestad
versie 0.1 d.d. 01-09- 2018
GVHanzestad vindt het belangrijk dat de aan de vereniging beschikbaar gestelde persoonsgegevens op de juiste wijze worden gebruikt. In deze privacy verklaring geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door GVHanzestad.
Toelichting:
Deze privacy verklaring is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG.
GVHanzestad doet er alles aan om je privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring;
- Verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Uitdrukkelijk vragen om je toestemming voor de verwerking van jouw bijzondere persoonsgegevens;
- Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de verwerking van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op willen wijzen en deze respecteren.
GVhanzestad is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van deze privacy verklaring, of in algemene zin, vragen hebt hierover kun je contact met opnemen met het bestuur.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd.
Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
GVHanzestad verwerkt de volgende persoonsgegevens:
- Naam (voornaam en achternaam) en lidnummer;
- Adresgegevens (Plaats, straat, huisnummer en postcode);
- Telefoonnummer (eigen nummer, eventueel vast nummer en noodnummer);
- E-mailadres;
- Geboortedatum en geslacht (m/v);
- Bankgegevens;
- Diploma’s/cursussen (alleen van de trainers);
Daarnaast registreren wij:
- Inschrijfdatum (leden);
- Voorkeur wedstrijddeelname (leden);
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
GVHanzestad verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Jeugdleden en leden;
- Vrijwilligers, bestuur en commissieleden;
- Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij GVHanzestad of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van GVHanzestad of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger of trainer.
Als je eenmaal lid of relatie van GVHanzestad bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken.
Ook zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.
Verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Deze bijzondere persoonsgegevens worden door GVHanzestad NIET verzameld.
Hoe gaat GVHanzestad met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de penningmeester en de ledenadministratie van de vereniging. De gegevens zijn vastgelegd en worden verwerkt in digimembers. Dit programma is aangeleverd door de KNGU waar GVHanzestad lid van is.
Voor de KNGU gelden dezelfde richtlijnen als in dit document vermeld. Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en verwerkt.
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden bijvoorbeeld maximaal 2 jaar bewaard. Hierna worden de gegevens in beperkte vorm (geanonimiseerd) bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.
Hoe gaan we om met beeldmateriaal?
Bij trainingen, door de vereniging georganiseerde evenementen, door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt, wedstrijden, uitvoeringen en overige verenigingsactiviteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers.
Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, plaatselijke courant, website of social media (Facebook, Instagram).
Voorwaarde hierbij is dat de deelnemers op de beelden akkoord zijn met gebruik van deze beelden.
Bii de aanmelding dienen leden van de club aan te geven of er bezwaar is tegen met gebruik van genoemde opnames door GVHanzestad.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen GVhanzestad
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de beschreven doeleinden of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. GVHanzestad blijft verantwoordelijk voor de verwerking.
GVHanzestad verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.
Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
GVHanzestad neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens GVHanzestad kennis kunnen nemen van jouw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- We testen en evalueren onze maatregelen.
- Onze medewerkers (bestuur, commissies en trainers) zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Mocht je een vraag of klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of je gegevens willen rectificeren of verwijderen, dan vragen we je hierover contact op te nemen met het bestuur van GVHanzestad.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthouder autoriteit op het gebied van privacy. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Wijzigingen privacybeleid
GVHanzestad behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Het verdient aanbeveling om het privacy beleid voor het gebruik online te raadplegen, zodat je van de laatste wijzigingen op de hoogte bent.
Top of Form
Bottom of Form
Fotoalbum